Segreteria Generale Direzione Generale

FUNZIONI GENERALI

  1.  Proposta e modifica regolamenti comunali;
  2. Funzioni delegate dal datore di lavoro ai sensi dell’art.16 del decreto legislativo n° 81/2008 e ss.mm.ii.;
  3. Compiti previsti dal Decreto Legislativo 14 marzo 2013 n° 33 e ss. mm. ii. inerenti gli obblighi di pubblicazione sul sito web istituzionale Sezione “Amministrazione trasparente” per le materie di competenza della Segreteria Generale;
  4. Riscontro richieste di accesso ai documenti ai sensi della Legge n. 241/1990 ss.mm.ii. e Legge Regionale n. 10/1991 per gli atti di competenza della Segreteria Generale;
  5. Attività generali connesse alla gestione delle risorse umane, strumentali e finanziarie assegnate dall’Organo Politico per il raggiungimento degli obiettivi;
  6. Valutazione del personale in conformità al sistema di valutazione della performance;
  7. Gestione ciclo della performance per la parte di competenza dei Dirigenti;
  8. Supporto a Servizi legali per la difesa dell’Ente nei contenziosi inerenti le materie di competenza della Segreteria Generale e nelle procedure di riconoscimento dei debiti fuori bilancio;
  9. Gestione del PEG assegnato al Segretario Generale;
  10. Attuazione del Codice dell’Amministrazione Digitale per quanto concerne la gestione della documentazione amministrativa;
  11. Adempimenti relativi al processo di acquisizione ed accettazione/rifiuto delle fatture elettroniche di competenza del dipartimento di cui alla Legge 24.12.2007 n. 244 e ss.mm.ii.;
  12. Presidio dei compiti e delle funzioni connesse alla protezione delle persone fisiche con riguardo al trattamento di dati personali nonché alla libera circolazione di tali dati in attuazione del Regolamento U.E. n. 679 del 27/4/2016 e delle eventuali disposizioni dell’ordinamento nazionale in merito;
  13. Acquisizione di beni e servizi di competenza della Segreteria Generale.

FUNZIONI SPECIFICHE

1. Titolare poteri sostitutivi Decreto Legge 9 febbraio 2012 n° 5, convertito in Legge 4 aprile 2012 n° 35, modificativo della Legge 7 agosto 1990 n° 241;
2. Ottimizzazione della produttività del lavoro pubblico e di efficienza e trasparenza ai sensi del Decreto Legislativo 27 ottobre 2009 n° 150;
3. Responsabile dell’organizzazione del sistema dei Controlli Interni disciplinati dall’art. 147 e segg. del TUEL come modificato dalla legge n° 213/2012 e dal relativo regolamento comunale sui controlli e sovraintendenza della sua attuazione;
4. Responsabile del controllo successivo di regolarità amministrativa e contabile, del controllo di gestione e del controllo strategico ai sensi dell’art. 147 e segg. del TUEL;
5. Redazione del referto annuale del Sindaco sul funzionamento dei controlli interni ex art. 148 del D. Lgs n. 267/2000;
6. Responsabile della presentazione del Piano Esecutivo di Gestione dell’Ente ai sensi dell’art. 169 T.U.E.L. comma 3bis;
7. Responsabile attività di prevenzione della corruzione ai sensi della Legge 6 novembre 2012, n. 190;
8. Funzioni datoriali nei confronti dell’Avvocatura interna nel rispetto dell’Autonomia Funzionale degli Avvocati dell’Ente che concerne la trattazione esclusiva e stabile degli affari legali;
9. Responsabile attività di trasparenza ai sensi del Decreto Legislativo 14 marzo 2013 n° 33, come integrato dal Decreto Legislativo n° 97/2016 ed adempimenti relativi alla pubblicazione sul sito web istituzionale Sezione “Amministrazione trasparente” nelle materie di competenza della Segreteria Generale;
10. Compiti inerenti l’applicazione del Decreto Legislativo 8 aprile 2013 n° 39;
11. Responsabile del coordinamento nella traduzione delle linee di indirizzo espresse dagli organi politici in obiettivi, piani e programmi di attività;
12. Attività di promozione di sviluppo, innovazione e semplificazione organizzativa dell’attività dell’Ente, anche mediante l’individuazione di forme alternative di gestione, secondo gli indirizzi del Sindaco;
13. Assistenza e partecipazione alle sedute ed alle riunioni di Organi istituzionali, salvo sostituzione dal parte del Vice Segretario;
14. Svolgimento di ogni altra attività necessaria per il perseguimento degli obiettivi assegnati, d’intesa con il Sindaco e con gli Assessori, delegati per materia;
15. Sovrintendenza dello svolgimento delle funzioni dei Dirigenti e coordinamento della relativa attività;
16. Risoluzione di eventuali conflitti di competenza che dovessero sorgere fra Dirigenti;
17. Presidenza dell’Ufficio Procedimenti Disciplinari (U.P.D.) in conformità alle disposizioni del relativo Regolamento;
18. Indirizzi per la contrattazione decentrata integrativa;
19. Presidenza della delegazione trattante di parte pubblica;
20. Sottoscrizione contratti decentrati integrativi della Dirigenza e del Personale Comunale;
21. Definizione della macrostruttura dell’Ente;
22. Supporto agli Organi di Governo nelle politiche di programmazione inerenti il piano dei fabbisogni di personale dell’Ente;
23. Funzioni di Ufficiale rogante dell’Ente;
24. Ogni altra attività attribuita al Segretario Generale dalla legge, dalla statuto e dai regolamenti comunali.

Servizio: Giuridico amministrativo e coordinamento attività della Segreteria Generale

1. Supporto giuridico amministrativo alle attività istituzionali del Segretario Generale;
2. Aggiornamento Statuto e regolamenti rientranti nella competenza del Segretario Generale;
3. Gestione dei processi e dei procedimenti amministrativi finalizzati alla predisposizione di atti, note, relazioni, circolari, tabelle e prospetti;
4. Partecipazione, ove richiesto dal Segretario Generale, ad incontri e riunioni per supportare lo stesso negli aspetti giuridico-legali degli argomenti all’ordine del giorno. Ricerca normativa giurisprudenziale;
5. Supporto al Segretario Generale nella gestione dei rapporti con gli Organismi gestionali esterni all’Ente afferenti le funzioni di competenza della Segreteria Generale (Ministeri, Regione Sicilia, Corte dei conti, Prefettura, ecc.);
6. Gestione dell’istruttoria relativa a richiesta atti per indagini di P.G. su delega della Locale Procura della Repubblica;
7. Comunicazione delle deliberazioni di C.C. dei debiti fuori bilancio dell’Ente alla Sezione Regionale della Corte dei Conti;
8. Supporto al Segretario Generale per l’attivazione dei poteri sostitutivi ai sensi del Decreto Legge 9 febbraio 2012 n° 5, convertito in Legge 4 aprile 2012 n° 35, modificativo della Legge 7 agosto 1990 n° 241 (Deliberazione di G.C. n. 295 del 7/5/15).
9. Supporto al Segretario Generale nell’attività di verifica per l’accertamento delle responsabilità per danni erariali arrecati all’Ente;
10. Gestione istanze di accesso ai documenti ex L. n. 241/1990 e L.R. 10/1991 di competenza della segreteria Generale;
11. Coordinamento dell’attività di assegnazione e smistamento della posta in entrata ed in uscita di competenza della Segreteria Generale;
12. Predisposizione di tutte le note di riscontro di non specifica competenza degli altri servizi della Segreteria Generale;

Servizio: Prevenzione della Corruzione e Trasparenza

1. Supporto al Segretario Generale nell’attività di Responsabile della prevenzione della corruzione ai sensi della Legge 6 novembre 2012, n. 190. Redazione del Piano Triennale di Prevenzione della Corruzione (PTPC) e relativi aggiornamenti nonché del monitoraggio sulla stato di attuazione, comprendendo anche quello relativo agli adempimenti da parte delle Aziende e/o le Società Partecipate.
2. Supporto al Segretario Generale nell’attività di Responsabile della Trasparenza ai sensi del Decreto Legislativo 14 marzo 2013 n° 33, come integrato dal Decreto Legislativo n° 97/2016; – Monitoraggio della Sezione del sito istituzionale “Amministrazione Trasparente” e verifica costante degli adempimenti di ogni Dipartimento;
3. Coordinamento della rete dei referenti anticorruzione e trasparenza che operano nelle diverse strutture dipartimentali;
4. Ricezione e riscontro delle istanze inerenti l’esercizio del diritto di accesso civico cd. semplice e di accesso civico generalizzato ai sensi del D.lgs. 33/2013 e del D.lgs. 97/2016;
5. Gestione del Registro delle istanze di accesso documentale e civico;
6. Gestione dei rapporti con gli Enti/Organizzazioni della società civile ai fini dell’azione di sensibilizzazione e della partecipazione politica dei cittadini in materia di anticorruzione e trasparenza.
7. Verifica l’adeguatezza dei controlli interni alle disposizioni del Piano triennale di prevenzione della corruzione;
8. Supporto al Segretario Generale nell’attività di presidio dei compiti e delle funzioni connessi alla protezione delle persone fisiche con riguardo al trattamento di dati personali nonché alla libera circolazione di tali dati in attuazione del Regolamento U.E. n.679 del 27/4/2016 e delle eventuali disposizioni dell’ordinamento nazionale in merito;
9. Autorizzazione allo svolgimento delle attività extra-istituzionali ai Dirigenti e ai Dipendenti ai sensi dell’art. 53 del D. Lgs. 165/2001 e ss.mm.ii.

Servizio: Sistema dei Controlli interni e monitoraggio ciclo della performance

1. Supporto al Segretario Generale nell’attività propria di organizzazione e sovraintendenza del Sistema dei Controlli Interni;
2. Supporto al Segretario Generale nella redazione del referto annuale del Sindaco sul funzionamento dei controlli interni ex art. 148 del D. lgs. n. 267/2000;
3. Supporto al Segretario Generale nei seguenti controlli:

• Controllo successivo di regolarità amministrativa e contabile:
 Controllo successivo di regolarità amministrativa, a campione, sulle determinazioni di impegno di spesa, sui contratti e sugli altri atti amministrativi;
 Rispetto della normativa di settore, dei principi di carattere generale dell’ordinamento, dei principi di buona amministrazione e il rispetto delle procedure e dei relativi termini, nonché del collegamento con gli obiettivi dell’Ente;
 Verifica della coerenza dei controlli con le previsioni del Piano triennale di prevenzione della corruzione.
 Predisposizione di apposita relazione e/o report sulle risultanze del controllo, da trasmettere a cura del Segretario Generale ai Dirigenti, unitamente alle eventuali direttive a cui conformarsi in caso di riscontrate irregolarità, nonché ai soggetti di cui all’art. 147 bis co. 3 del TUEL.

• Controllo di gestione:
 Progettazione e aggiornamento della metodologia, degli strumenti del controllo e del sistema degli indicatori gestionali;
 Predisposizione del piano esecutivo di gestione, comprensivo del piano dettagliato degli obiettivi e del piano della performance;
 Monitoraggio infrannuale degli obiettivi esecutivi al fine di ottimizzare, anche mediante tempestivi interventi correttivi, il rapporto tra obiettivi e azioni realizzate, nonché tra risorse impiegate e risultati;
 Funzioni di supporto alla struttura dirigenziale e agli organi di direzione politica nelle fase di definizione degli obiettivi esecutivi e dei relativi indicatori;
 Verifica a consuntivo dello stato di attuazione degli obiettivi programmati e dell’andamento, in termini di efficacia, efficienza ed economicità, dell’attività gestionale dell’ente nel suo complesso e nelle sue singole articolazione (centri di responsabilità), mediante l’analisi delle risorse acquisite e la comparazione tra costi e quantità/qualità dei servizi offerti da effettuarsi anche, laddove previsti, per “centri di costo”;
 Predisposizione del referto del controllo di gestione e della relazione annuale sulla performance, organicamente strutturati in un unico documento di consuntivazione, quale atto conclusivo dell’attività di controllo da trasmettere agli amministratori, ai Dirigenti e alla Corte dei Conti, nonché all’Organismo Indipendente di Valutazione per le funzioni di competenza;
 Funzioni di sorveglianza e controllo in materia di acquisti di beni e servizi previste dall’art.26, comma 4, Legge n.488/1999 – Legge finanziaria 2000 – e ss.mm.ii. e predisposizione della relazione annuale
• Controllo strategico:
 Progettazione e adeguamento continuo del sistema di indicatori per il controllo strategico in conformità alle linee guida del dipartimento Funzione Pubblica;
 Verifica dello stato di attuazione dei programmi strategici ed operativi, attraverso metodologie finalizzate alla rilevazione dei risultati conseguiti rispetto agli obiettivi predefiniti dalle Linee Programmatiche di mandato del Sindaco, nel Documento Unico di Programmazione e negli altri strumenti di programmazione dell’ente;
 Verifica degli aspetti economico-finanziari connessi ai risultati ottenuti, dei tempi di realizzazione rispetto alle previsioni, delle procedure operative attuate confrontate con i progetti elaborati;
 Verifica del raggiungimento degli obiettivi di promozione delle pari opportunità;
 Presidio del processo di integrazione del controllo strategico con le attività di misurazione e valutazione della performance e con il più ampio sistema dei controlli interni dell’ente;
 Predisposizione referto del controllo strategico con la periodicità prevista dai regolamenti comunali;

4. Monitoraggio del Ciclo della Performance:
 Presidio e gestione del Ciclo della Performance come disciplinato dal D. Lgs. n. 150/2009 e ss.mm.ii.;
 Aggiornamento e implementazione del sistemi di misurazione e valutazione della performance dei Dirigenti e dei Dipendenti, anche sulla base delle indicazioni fornite dall’O.I.V.;
 Struttura tecnica permanente a supporto dell’Organismo Indipendente Valutazione (O.I.V.);
 Predisposizione della Relazione sulla Performance da sottoporre all’O.I.V. per la validazione di competenza previa approvazione da parte della Giunta Comunale.

Servizio: Relazioni sindacali e Contrattazione decentrata

1. Predisposizione della piattaforma per la Contrattazione Collettiva Decentrata Integrativa (C.C.D.I.) annuale;
2. Supporto al Segretario Generale per l’attività connessa alla C.C.D.I.;
3. Gestione della mobilità interna del personale;
4. Supporto al Segretario Generale per gli atti di programmazione ad attività generale connesse alla gestione delle risorse umane;
5. Supporto all’Ufficio Procedimenti Disciplinari (U.P.D.);
6. Gestione di distacchi e permessi sindacali attraverso la piattaforma PerlaPA;
7. Predisposizione atti amministrativi relativi a distacchi sindacali;
8. Predisposizione atti amministrativi per quantificazione e ripartizione del monte ore di amministrazione dei permessi sindacali a tutte le OO.SS. territoriali ed RSU;
9. Gestione dei rapporti con le OO.SS. rappresentative a livello nazionale;
10. Supporto nelle procedure di raffreddamento attivate dalle OO.SS. ai sensi della L. 146/90 presso la Prefettura;
11. Adempimenti successivi alla sottoscrizione definitiva del CCDI secondo la tempistica contrattualmente definita (invio all’ARAN, al CNEL e pubblicazione in modo permanente sul sito istituzionale dell’Ente e secondo la procedura telematica ARAN);
12. Predisposizione di proposte regolamentari riguardanti gli istituti contrattuali;
13. Responsabile del procedimento per conto del Comune di Messina della banca dati GEDAP della piattaforma PerlaPA inerente la gestione dei distacchi, permessi sindacali, aspettative e permessi per funzioni pubbliche elettive avente il precipuo obiettivo di garantire la trasparenza, la razionalizzazione e il contenimento delle prerogative sindacali nell’ambito del pubblico impiego consistente nell’inserimento, monitoraggio, certificazione, notifica e invio dichiarazione al Dipartimento Funzione Pubblica della Presidenza del Consiglio dei Ministri;
14. Responsabile della procedura intersettoriale attinente l’assorbimento delle funzioni relative alla certificazione della richiesta di contributo erariale per l’aspettativa sindacale concessa al personale dipendente dell’Ente, implementata a seguito del decreto del Ministero dell’Interno del 3 febbraio 2014 e della circolare n. 3/2014 regolamentata con disposizione organizzativa prot. n. 87340 del 2 aprile 2014;
15. Gestione rapporti RSU;
16. Organizzazione elezioni RSU.

Servizio: Attività rogatoria e Formazione del personale

1. Attività istruttoria finalizzata al rogito dei contratti di appalto e di altra tipologia rogati dal Segretario Generale;
2. Predisposizione contratti di appalto e di altra tipologia nella forma pubblica amministrativa o nella forma della scrittura privata autenticata;
3. Attuazione delle procedure di verifica degli adempimenti inerenti la legislazione in materia di antimafia con le Prefetture ed applicazione dei Protocolli di legalità;
4. Registrazione e trascrizioni contratti rogati dal Segretario Generale;
5. Tenuta del repertorio dei contratti;
6. Archiviazione digitale dei contratti rogati dal Segretario Generale;
7. Tenuta archivio storico dei contratti pubblici;
8. Conteggio diritti di segreteria;
9. Elaborazione del piano triennale di addestramento, aggiornamento e formazione del personale dipendente dell’Ente;
10. Gestione di tutte le attività di formazione del personale disciplinate dall’apposito Regolamento Comunale nonché quelle previste dalla normativa vigente;
11. Attivazione, autorizzazione e gestione dei tirocini formativi di varia denominazione fino all’assegnazione al Dipartimento competente. Gestione della fase conclusiva del tirocinio e relazione con i soggetti esterni competenti