Servizio: Affari di  Consiglio – Albo Pretorio – Cartelle esattoriali

1. Esame preventivo delle proposte di deliberazione del Consiglio Comunale e verifica della piena conformità formale delle stesse, anche attraverso la compilazione di una “lista di controllo” attestante la verifica dei requisiti formali;
2. Supporto organizzativo, informativo, amministrativo per le attività del Consiglio Comunale, delle Commissioni e dei Gruppi Consiliari;
3. Assistenza al Consiglio Comunale e Segreteria della Presidenza per lo svolgimento delle funzioni attribuite dallo Statuto, nonché di quelle relative alla rappresentanza del Consiglio, convocazioni consigli, ordini del giorno, attestazioni di presenza, contabilizzazione e liquidazione gettoni di presenza e/o altre indennità;
4. Gestione amministrativa e svolgimento dei compiti di segreteria delle Commissioni consiliari permanenti e speciali;
5. Attività di tramite per i rapporti dei Gruppi consiliari con l'Amministrazione;
6. Gestione trattamento economico del Presidente del Consiglio e dei Consiglieri Comunali, ivi compreso il rimborso degli oneri riflessi ai datori di lavoro;
7. Raccolta dei Regolamenti comunali;
8. Deposito atti a valenza generale (P.R.G., Varianti);
9. Raccolta e pubblicazione sul sito istituzionale - Sezione “Amministrazione Trasparente” dei dati ex art. 14 D. Lgs n.33/2013 e ss.mm.ii.;
10. Servizio di resocontazione sommaria di tipo parlamentare delle sedute del Consiglio Comunale e delle sedute delle commissioni consiliari;
11. Organizzazione e gestione di un archivio cartaceo e digitale multimediale e di banche dati in cui vengono repertoriati i resoconti sommari delle sedute di Consiglio Comunale e delle Commissioni Consiliari;
12. Pubblicazione sul sito istituzionale del resoconto sommario, in versione provvisoria e definitiva, delle sedute del Consiglio Comunale;
13. Assistenza e verbalizzazione dei lavori del Consiglio Comunale e pubblicazione sul sito istituzionale;
14. Redazione su richiesta dei Consiglieri comunali, dell'Amministrazione comunale e dei Dipartimenti comunali, degli atti integrali, sbobinati, delle sedute del Consiglio Comunale e delle Commissioni Consiliari;
15. Collaborazione con l'Ufficio Stampa del Comune di Messina per attività redazionale e di editing.
16. Albo Pretorio ON-LINE consistente nella gestione del processo di pubblicazione di atti e provvedimenti amministrativi finalizzato a fornire presunzione di conoscenza legale degli stessi, a qualunque effetto giuridico specifico esso assolva (pubblicità notizia, dichiarativa, costitutiva, integrativa dell’efficacia, ecc.) mediante:

• pubblicazione dei documenti informatici originali e di quelli risultanti dal processo di digitalizzazione ai sensi del codice dell'amministrazione digitale di cui al D.lgs. 82/2005 e alle vigenti norme regionali, nazionali e dei regolamenti comunali;
• gestione del registro delle pubblicazioni;
• invio del referto di pubblicazione all’ufficio o ente proponente;
• pubblicazione sul sito istituzionale di atti e documenti provenienti da enti o organismi esterni che ne richiedono la pubblicazione all’Albo online dell’Amministrazione; 
• cura della registrazione, numerazione, conservazione e raccolta di tutti gli atti e provvedimenti amministrativi come sopra individuati, con riferimento sia alla conservazione ed archiviazione della documentazione cartacea esistente che ai documenti risultanti dal processo di digitalizzazione avviato.
• Ricerca informatica della documentazione anche storica e la ricerca negli archivi cartacee;
• rilascio copie e collazionamento di tutte le delibere di Giunta e Consiglio Comunale e degli atti esistenti in archivio, richiesti dai cittadini /utenti e dagli organi politici;
• Gestione dei rapporti con i messi notificatori dell’Agenzia delle Entrate per la l’accoglimento e la riconsegna delle cartelle esattoriali;
• svolgimento delle operazioni connesse al perfezionamento del deposito, registrazione, sistemazione e consegna delle cartelle esattoriali presso la Casa Comunale;

Servizio: Protocollo Generale – URP - Notifiche

1. Gestione del protocollo informatico degli atti dell'Ente (ricevimento, protocollazione e smistamento della corrispondenza indirizzata all'Amministrazione);
2. Gestione del servizio d'inoltro a mezzo posta, della corrispondenza e delle notifiche per conto degli Uffici comunali;
3. Gestione del servizio di distribuzione della corrispondenza cartacea destinata agli Uffici comunali e dematerializzazione della stessa;
4. Gestione del servizio di deposito atti presso la Casa Comunale;
5. Notifiche atti dell'Amministrazione e per conto di altre Amministrazioni;
6. URP:

• Nel rispetto della normativa di legge, garantisce l'accesso ai cittadini per ricerche mirate;
• Promozione e sostegno per lo sviluppo di forme di partecipazione civica per la tutela dei diritti ed il miglioramento della qualità della vita urbana;
• Gestione reclami e suggerimenti, anche attraverso la raccolta e la gestione dei reclami e dei suggerimenti dei cittadini, e collabora per adeguare, conseguentemente, i fattori che determinano la qualità delle prestazioni offerte;

7. Gestione delle attività di competenza del centralino telefonico comunale;
8. Caccia: Gestione consegna tesserini venatori; Statistica faunistica venatoria; Anagrafe venatoria stagionale;
9. Funghi: Rilascio tesserini per la raccolta dei funghi epigei spontanei.

Servizio:Anagrafe – Stato Civile

1. Tenuta e aggiornamento registro della popolazione residente;
2. Tenuta e aggiornamento registro dei soggetti irreperibili;
3. Gestione delle posizioni anagrafiche dei soggetti residenti, rettifiche ed aggiornamenti delle posizioni per effetto di stato civile (nascita, morte, matrimonio e cittadinanza) o di trasferimenti di residenza e cambi di abitazione;
4. Gestione dei trasferimenti di residenza da e per altri Comuni, gestione immigrazione di stranieri nel Comune;
5. Controllo delle posizioni di irreperibilità anagrafica e provvedimenti conseguenti;
6. Rilascio carte d'identità;
7. Attività di segreteria e corrispondenza con soggetti esterni con preparazione di ricerche anagrafiche storiche ed alberi genealogici;
8. Tenuta dell'anagrafe dei pensionati e comunicazioni agli Enti previdenziali dei decessi e dei nuovi matrimoni dei pensionati, consegna libretti e decreti di pensione;
9. Gestione delle posizioni relative alla leva militare;
10. Gestione anagrafe degli Italiani residenti all'estero. Gestione dei servizi anagrafici al domicilio degli utenti che non deambulano;
11. Rilascio certificati anagrafici;
12. Trasmissione al dipartimento Servizi Tributari delle variazioni anagrafiche per l'aggiornamento dei ruoli concernenti i tributi comunali;
13. Applicazione D.P.R. n° 445/2000 (autenticazioni sottoscrizioni, firme, documenti, fotografie, stesura atti sostitutivi di atti notori, ecc.);
14. Cura la revisione anagrafica a seguito delle variazioni toponomastiche compreso l’inserimento nel sistema informativo di vie e civici;
15. Tenuta ed aggiornamento registri di stato civile (nascita, morte, matrimonio, pubblicazioni di matrimonio, cittadinanza, iscrizioni e trascrizioni);
16. Redazione e trascrizione atti di nascita e provvedimenti conseguenti;
17. Redazione pubblicazioni di matrimonio e provvedimenti conseguenti;
18. Redazione e trascrizione atti di matrimonio e provvedimenti conseguenti;
19. Celebrazione matrimoni civili;
20. Redazione e trascrizione atti di cittadinanza e provvedimenti conseguenti;
21. Redazione e trascrizione atti di morte e provvedimenti conseguenti;
22. Gestione pratiche di adozione, affiliazione, disconoscimento, tutele, ecc.;
23. Trascrizione atti di stato civile ricevuti dall'estero;
24. Trascrizione sentenze in materia di stato civile;
25. Attività di sportello per certificazioni, estratti di stato civile, copie integrali, ricerche e corrispondenze;
26. Separazioni e divorzi brevi (art.12 D.L. n. 132/2014 convertito in Legge n. 162 del 10/11/2014);
27. Tenuta Registro delle Unioni Civili: Coordinamento dei Servizi erogati dagli Uffici decentrati in materia di Stato Civile.
    

 Servizio: Elettorale

1. Tenuta ed aggiornamento delle liste elettorali con revisione dinamiche, semestrali straordinarie;
2. Aggiornamento e modifica delle sezioni elettorali;
3. Rilascio certificati elettorali;
4. Certificazioni elettorali per referendum e consultazioni elettorali;
5. Tenuta, formazione ed aggiornamento degli Albi dei Giudici Popolari. Invio elenchi all'Autorità Giudiziaria ed altri adempimenti connessi;
6. Adempimenti in ordine alle attività della Commissione Elettorale Circondariale e della sottocommissioni;
7. Adempimenti in ordine alle attività della Commissione Elettorale Comunale;
8. Gestione di tutte le attività connesse allo svolgimento delle consultazioni elettorali e referendarie;
9. Tenuta albo scrutatori ed albo presidenti di seggio;
10. Approvvigionamento, conservazione, classificazione di tutti i materiali di uso elettorale (cabine,urne, tavoli, sedie, ecc.) con la relativa tenuta dei registri di carico e scarico ed inventari;
11. Coordinamento dei Servizi erogati dagli Uffici decentrati in materia di Anagrafe ed Elettorale.

6 Servizi: I-II-III-IV-V-VI Circoscrizione

1. Supporto organizzativo, informativo, amministrativo per le attività dei Consigli di Circoscrizione e delle Commissioni di Circoscrizione;
2. Raccolta delle deliberazioni di competenza di ogni Circoscrizione;
3. Gestione trattamento economico dei Presidente di Circoscrizione e dei Consiglieri, ivi compreso il rimborso degli oneri ai datori di lavoro;
4. Raccolta e pubblicazione sul sito istituzionale - Sezione “Amministrazione Trasparente” dei dati ex art. 14 D. Lgs n.33/2013 e ss.mm.ii.;
5. Gestione dei rapporti tra i Consigli Circoscrizionali e tra gli stessi ed il Sindaco, la Giunta ed il Consiglio Comunale;
6. Funzioni di Segretario Circoscrizionale nel rispetto del vigente Regolamento comunale sul Decentramento;
7. Organizzazione e coordinamento del personale e dei servizi decentrati degli uffici circoscrizionali istituzionali;
8. Supporto alle attività dei Presidente e dei Consigli circoscrizionali per le funzioni indicate nel regolamento per il decentramento compreso, in via ordinaria, la verbalizzazione delle sedute;
9. Coordinamento e gestione attività proprie e delegate. Regolamenti concernenti attività proprie e/o delegate alle Circoscrizioni;
10. Cura la pubblicazione degli atti circoscrizionali e sovraintende alle relazioni con il pubblico;
11. Predisposizione e adozione atti gestionali nelle materie delegate alle Circoscrizioni.